Ta fram detaljerat avräkningsunderlag för att vidaredebitera hyresgästers energi- och mediakostnader.
Scenario: Du har flera hyresgäster som bedriver verksamhet i dina fastigheter, ibland flera stycken i samma byggnad. Det är månadsslut och du vill vidarefakturera upplupna kostnader och ser framför dig flera timmars manuellt räknande för att reda ut hur mycket var och en ska betala.
Känner du igen dig? Det har vi hört från flera av våra kunder. Därför utvecklade vi Hyresgästmodulen som bland annat kan användas i avräkningssyfte och som underlag för fakturering. När allt är förberett i Mestro Portal kommer du med ett knapptryck att se avräkningsunderlaget och kunna spara ner det i en Excel-fil. När modulen är aktiverad hittar du den under Rapporter i den horisontella menyn.
Bild 1: Portalens översiktsvy där du väljer att se rapporten Vidaredebitering.
TIPS: Läs igenom vår introduktion till hyresgästmodulen om du vill förstå mer om vad som behöver komma på plats innan du kan ta fram avräkningsunderlag!
Innehållsförteckning:
Rapportens uppbyggnad
Vidaredebiteringsrapporten är en rapport unik för Hyresgästmodulen. När du följt stegen för att upprätta byggnadskomponenter, lokalkontrakt, kopplat mätare och "flyttat in" hyresgäster kommer det se ut som på bilden nedanför. Lokalkontrakt och hyresgäster listas under redigera-fliken. Du hittar dem även i nodträdet till vänster när du är inne på komponenten.
Bild 2: Översikt av lokalkontrakt och hyresgäster. Skapar, redigerar och raderar du lokalkontrakt samt flyttar in och ut hyresgäster.
I rapportmenyn hittar du Vidaredebitering. Under Aktiva hyresgäster listas en översiktlig vy av hyresgäster, vilken fastighet de hyr lokaler i, datatäckning och den sammanlagda upplupna kostnaden.
Rapportens funktion
Aktiva hyresgäster under fliken Vidaredebitering. Genom att trycka på Detaljer till höger får du upp information om en specifik hyresgäst, vilka lokalkontrakt den huserar i och vilka ingående mätare som tillhör hyresgästens kontrakt. En kostnadsspecifikation per mätare redovisas.
Bild 3: Klicka på Detaljer för att ta fram detaljerad information om hyresgästen med tillhörande kostnadsspecifikation.
Bild 4: Detaljerat avräkningsunderlag som även redovisar datatäckning, kostnadsavtal och kostnadsspecifikation för en enskild hyresgäst.
Om du vill ladda ned informationen till din dator (antingen som .csv eller .xlsx) klickar du på pilen till höger om den blå Excel-knappen och väljer filformat.
Möjligheten finns både att ladda ned det översiktliga och det detaljerade underlaget. Du hittar knappen för översikten till höger om rubriken Aktiva hyresgäster. Du hittar den detaljerade nedladdningsmöjligheten under Datatäckning när du öppnat specifikationen för ett visst lokalkontrakt.
Best Practice - Tips från oss
Hur du får fördelningen av användning att fungera optimalt:
-
Installera ett undermätarsystem som detaljerat mäter enskilda hyresgästers medieanvändning, eller
-
Räkna ut schabloner för hur användning ska fördelas per lokalkontrakt, förslagsvis baserat på lokalers area.
Hur du säkerställer att rätt kostnader räknas ut:
-
Upprätta verkliga kostnadsavtal i Mestro Portal, annars appliceras Mestros schabloner.
-
Alternativt, beställ vår tjänst för fakturascanning så hjälper vi er att läsa in den kostnad ni faktureras av nätbolagen!
Till sist...
Vi är ett utvecklande bolag. Rapporterna uppdateras årligen med ny och förbättrad funktionalitet. Tycker ni att något saknas eller kan bli ännu bättre? Hör av er till er Customer Success Manager eller support@mestro.com - vi vill ha er konkreta feedback så att vi kan göra Mestro mer användbart för dig!