En modul för att hantera hyresgäster, lokaluthyrning, vidaredebitering och mer detaljerad uppföljning av användning/förbrukning
Hyresgästmodulen är en del av vårt växande utbud av funktionalitet som gör det möjligt att skräddarsy din användning av Mestro. Hör av dig till din projektledare eller supporten för att prata om hur modulen kan arbeta för just din organisation!
Modulens funktionalitet är användbar för flera arbetsroller i din organisation. Till exempel är det värdefullt för tekniska förvaltare att följa upp och felsöka per hyresgäst. Ekonomiavdelningen önskar att snabbt överblicka avräkningsunderlag vid månadsskiften. Hållbarhetsrapportering blir tydligare då hyresgästernas och eran användning skiljs åt på ett logiskt vis. Även hyresgästerna har nytta av funktionaliteten genom tillgång till sina data och specialdesignade hyresgästrapporter!
Innehållsförteckning
Varför en modul om hyresgäster?
Många av våra kunder hyr ut delar av sitt fastighetsbestånd till olika verksamheter. Det är vanligt att fler än 10 företag hyr lokaler i exempelvis gallerior eller kontorsbyggnader. Som bekant kostar energi och andra media mycket pengar. Plus att användningen står för driftens största miljöpåverkan. Det är kostnader som ni som fastighetsägare rättvist vill vidaredebitera hyresgästerna och miljöpåverkan som ska kategoriseras för att ni effektivt ska kunna rikta era insatser. För det är ju dem, inte ni, som använder energin!
Din utmaning
Hur går man då tillväga med upplupna kostnader? När hyresgästerna står på abonnemangen är det lätt - dem tar emot och betalar fakturan. När fastighetsägare står på abonnemangen så är situationen oftast något av följande. Antingen “ingår” energi och annan media i hyran, eller så faktureras hyresgästen i för- eller efterhand baserat på någon form av schablon som sedan justeras. I båda fallen finns felmarginal som kan slå på både hyresgäster och fastighetsägare. Plus att faktureringen tar lång tid att administrera.
Vad gäller för miljöpåverkan? Inom flera ramverk för klimat- och hållbarhetsrapportering finns det stora fördelar med att skilja på din och hyresgästernas medieanvändning. Ibland är det nödvändigt, till exempel inom Greenhouse Gas Protocol. Om mätningen inte är korrekt uppsatt från början är det otroligt tidskrävande att ta fram tillförlitliga nyckeltal. Står hyresgästerna på abonnemangen behöver tiden istället läggas på att be dem om andrahandsdata som ni behöver lita på. Känner du igen dig?
Vår lösning
Hyresgästmodulen lägger till ett lager av funktionalitet ovanpå det ordinarie energiuppföljningssystemet. Den gör det möjligt att skapa hyresgäster med verkliga lokalkontrakt och “flytta in” dem i virtuella lokaler och byggnader dit ni kopplat fysiska undermätare eller virtuella mätare. Med hjälp av strukturen som vi kan hjälpa er att ta fram kommer systemet att räkna ut kostnader, fördelning av användning och kategorisera miljöpåverkan per automatik. Materialet är bara ett knapptryck bort!
TIPS: Avräkningsunderlaget och rapporter blir mycket bättre om ni även upprättar verkliga kostnads- och miljöavtal i portalen. Annars appliceras Mestros schabloner baserade på Nils Holgersson index för kostnader och Nordisk Residualmix (obs, extern länk till Energimarknadsinspektionen) för utsläpp av växthusgaser.
Det är även möjligt att koppla ert befintliga hyresgästhanteringssystem till modulen för automatisk populering av lokalkontrakt och export av avräkningsunderlag. Smidigt, eller hur?
Modulen i korthet
Del 1 - Virtuella komponenter
Modulen är består av flera delar. Den första handlar om att skapa virtuella byggnadskomponenter i dina fastigheter. Dessa möjliggör för strukturerad fördelning av fastighetens användningsdata mellan olika utrymmen och hyresgäster. När du vill arbeta med hyresgäster i portalen börjar du med att skapa en byggnadskomponent! Det finns inget rätt eller fel, hur många komponenter du upprättar beror på era behov.
Del 2 - Hyresgäster och lokaler
Att skapa lokalkontrakt och administrera hyresgäster tar upp andra delen. Väl inne i en byggnadskomponent har du möjlighet att skapa lokalkontrakt där du specificerar namn på lokalen, kontraktsnummer, hyrd area och vilka mätare (eller andelar därav) som betjänar utrymmet som hyrs av hyresgästen. När lokalkontraktet är skapat "flyttar" du antingen in en hyresgäst eller upprättar en ny. Kika på bilden nedan för ett exempel på hur uppsättningen kan se ut i portalen!
Del 3 - Undermätning
Del tre rör fördelningen av mätpunkter. Alla fastigheter har två eller flera huvudanläggningar, minst en för el och en för vatten. Vilka ni vill mäta via portalen är upp till er. När ni vill fördela mätpunkterna gör ni det genom att antingen installera ett undermätarsystem för olika lokaler/utrymmen eller skapar virtuella mätare som räknar om delar av huvudanläggningarnas användning. Mer om det i nästa avsnitt!
Del 4 - Vidaredebiteringsrapporten
När modulen är konfigurerad (hyresgäster, lokalkontrakt och mätare är upprättade och kopplade) hittar du den nya rapporten i menyn Rapporter.
Fliken Aktiva hyresgäster är samlingspunkten för alla hyresgäster. Här listas alla hyresgäster med information om datatäckning och kostnader. För att se information om hyresgästen, lokalkontrakt och kopplade mätare klickar du på “Detaljer”. Här ser du även kostnadsavtalen som ligger till grund för avräkningsunderlaget.
Om du föredrar att administrera fakturering från Excel eller annat program kan du enkelt ladda ned informationen. I både översikten och specifikationen finns det en knapp som heter “Spara som” - där kan du välja mellan Excel- och .csv-format. Enkelt, eller hur?
Pro tip: Vi har idag integrationer på plats med Unit4 och FastAPI (Vitec Hyra) som gör att hyresgästinformation automatiskt uppdateras - och vi bygger kontinuerligt fler! Hör av dig till oss så hjälper vi dig.
Känner du dig redo att ta vidaredebitering till nästa nivå inom din organisation? Boka in ett möte med oss!
Tekniska förutsättningar
För att uppnå bästa resultat med denna modul rekommenderar vi att ett undermätarsystem är installerat i de fastigheter där hyresgästerna huserar. Börja med att kontakta din Customer Success Manager eller support@mestro.com för att få hjälp att aktivera modulen så att den blir tillgänglig för manuell eller automatisk hantering. Då går ni in på ditt specifika case.
-
Best case: Undermätare finns för respektive hyresgäst - "exakt" förbrukning mäts och ligger till grund för avräkningen.
-
Näst best case: Fördelning av energianvändningen enligt en schablon (med hjälp av virtuella mätare), förslagsvis andel av byggnadens area som hyresgästen använder.
-
Du kan också kombinera olika mätare för avräkning, t.ex. undermätare för el, en procentuell andel för fjärrvärme och vatten.
OBS: Använd kostnads- och avtalsmodulen för att säkerställa att kostnaderna beräknas korrekt. Alternativt, beställ vår tjänst fakturascanning för att läsa in fakturerad kostnad i portalen! Om varken egna avtal är upprättade eller fakturerad kostnad läses in kommer Mestros schabloner att användas för att beräkna kostnader för vidarefakturering. Det samma gäller utsläpp av växthusgaser!
Till sist...
Vi är ett utvecklande bolag. Modulerna uppdateras årligen med ny och förbättrad funktionalitet. Tycker ni att något saknas eller kan bli ännu bättre? Hör av er till er Customer Success Manager eller support@mestro.com - vi vill ha er konkreta feedback så att vi kan göra Mestro mer användbart för dig!